Behandling af personoplysninger til specifikke formål

Vi behandler personoplysninger til en lang række specifikke formål, fx i forbindelse med borgerhenvendelser, ansøgninger samt betjening af pressen og Folketinget. Ved hvert formål foregår behandlingen på specifikke retsgrundlag.

Nedenfor får du beskrevet, hvad der gør sig gældende i forbindelse med vores behandling af personoplysninger til en række specifikke formål.

Yderligere informationer

SIRI behandler personoplysninger i forbindelse med behandling af anmodninger om aktindsigt og i forbindelse med behandling af henvendelser om registreredes rettigheder, fx om indsigt i vores behandling af personoplysninger.

Formål og retsgrundlag

Formålet med behandlingen af personoplysninger er at kunne besvare henvendelsen om aktindsigt, indsigt mv.

Retsgrundlaget for henvendelser om aktindsigt er offentlighedsloven.

Retsgrundlaget for henvendelser om parters aktindsigt i afgørelsessager er forvaltningslovens kapitel 4.

Retsgrundlaget for henvendelser om registreredes rettigheder er databeskyttelsesforordningens kapitel 3 og databeskyttelseslovens kapitel 6.

Kategorier af oplysninger

Vi behandler kontaktoplysningerne på den person, som henvender sig. Derudover kan det også være nødvendigt at behandle andre personoplysninger for at kunne besvare henvendelsen, hvor der både kan være tale om såvel almindelige som følsomme personoplysninger om den person, der henvender sig (hvis henvendelsen vedrører den pågældendes egen sag) eller andre personer.

Modtagere eller kategorier af modtagere

Vi vil efter omstændighederne videregive oplysninger om ansøgeren og om de personer, anmodningen vedrører. Det kan ske til følgende myndigheder:

  • Folketinget (dette vil almindeligvis ske i forbindelse med en besvarelse af et spørgsmål fra et udvalg i Folketinget vedrørende aktindsigt)
  • Udlændingemyndighederne, herunder Udlændingestyrelsen, Hjemrejsestyrelsen og Udlændinge- og Integrationsministeriets departement (fx i forbindelse med en orienteringsskrivelse om udfaldet af en aktindsigtssag)
  • De øvrige ministerier (fx i forbindelse med høring af øvrige myndigheder)

Opbevaring af dine oplysninger

Henvendelser registreres med et journalnummer i vores elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem. Vi journaliserer dokumenter med personoplysninger efter offentlighedslovens regler og afleverer dem til arkivmyndighederne efter arkivlovgivningens regler (ca. hvert 5. år). Vi vil efter en konkret vurdering foretage sletning af sager, der er afleveret til Rigsarkivet. Det vil indgå i denne vurdering, om SIRI fortsat har et behov for at anvende oplysningerne i sagerne, hvilket afhænger af, om sagerne har betydning i forhold til fx ombudsmandsprøvelse, udarbejdelse af redegørelser og statistik om sagsbehandlingstider mv.

SIRI indsamler og behandler personoplysninger for at kunne behandle henvendelser fra borgere, herunder besvare eventuelle spørgsmål.

Formål og retsgrundlag

Formålet med behandlingen af personoplysninger er at kunne besvare borgerhenvendelsen.

Retsgrundlaget for behandlingen af personoplysningerne er baseret på en retlig forpligtelse, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c. Som led i vores myndighedsudøvelse er vi forpligtet til at behandle personoplysningerne, da vi efter forvaltningsloven og i medfør af god forvaltningsskik har pligt til at yde vejledning og bistand til personer, der retter henvendelse om spørgsmål inden for vores sagsområde.

Kategorier af oplysninger

Vi behandler kontaktoplysningerne på den person, som henvender sig. Dette sker i praksis ved, at henvendelsen registreres med henblik på at udarbejde en besvarelse til borgeren, ligesom der kan ske videregivelse af henvendelsen og øvrige oplysninger om dig, jf. nedenfor.

Der kan også behandles andre personoplysninger med henblik på at besvare henvendelsen, typisk hvis sådanne oplysninger er nævnt i henvendelsen. Der vil typisk være tale om almindelige personoplysninger, men afhængigt af henvendelsen kan der også være tale om følsomme personoplysninger. Det kan eksempelvis være oplysninger om din politiske eller religiøse overbevisning.

Modtagere eller kategorier af modtagere

Vi vil kunne videregive personoplysninger om dig til andre offentlige myndigheder, hvis henvendelsen har relevans for disse myndigheders opgavevaretagelse.

Det drejer sig bl.a. om følgende myndigheder: Udlændinge- og Integrationsministeriets departement, Udlændingestyrelsen, Hjemrejsestyrelsen, Udlændingenævnet, Flygtningenævnet, andre ministerier og underordnede myndigheder, kommuner, politimyndighederne, danske repræsentationer i udlandet (ambassader mv.), Folketinget, Folketingets Ombudsmand, Politiets Efterretningstjeneste, Forsvarets Efterretningstjeneste, Nationalt ID-center og andre EU-lande.

Opbevaring af dine oplysninger

Henvendelser fra borgere registreres med et journalnummer i vores elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem. Vi journaliserer dokumenter med personoplysninger efter offentlighedslovens regler og afleverer dem til arkivmyndighederne efter arkivlovgivningens regler (ca. hvert 5. år). Herefter vil SIRI som udgangspunkt slette sagerne.

Hvis din henvendelse og vores svar ikke er omfattet af journaliseringspligten, fx fordi der er tale om et generelt spørgsmål fra en person, der ikke i øvrigt har eller har haft sager under behandling hos SIRI, slettes korrespondancen som udgangspunkt umiddelbart efter, at vi har besvaret henvendelsen.

SIRI behandler personoplysninger i forbindelse med betjening af Folketinget, hvilket sker i forbindelse med Folketingets kontrol med regeringen. Kontrollen foregår ved, at folketingsmedlemmer stiller forskellige typer af spørgsmål, fx udvalgsspørgsmål til skriftlig besvarelse.

Behandling af personoplysninger vil ske i forbindelse med, at vi efter anmodning fra Udlændinge- og Integrationsministeriets departement videregiver oplysninger – i fortrolig form – til departementet, der i et fortroligt svar til Folketinget beskriver faktum fra en konkret udlændingesag.

Formål og retsgrundlag

Formålet med behandlingen af personoplysninger i forbindelse med betjeningen af Folketinget er på forespørgsel at leve op til vores ansvar for at orientere og oplyse Folketinget om administrationen af lovgivningen på udlændingeområdet.

Retsgrundlaget for behandlingen af personoplysningerne er baseret på databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e, (behandlingen er nødvendig for offentlig myndighedsudøvelse, dvs. varetagelsen af vores opgaver på udlændingeområdet), artikel 9, stk. 2, litra f (behandling er nødvendig for, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares), og databeskyttelseslovens § 8 (varetagelsen af vores opgaver på udlændingeområdet).

Som led i vores myndighedsudøvelse er det således nødvendigt at behandle personoplysninger, hvis de konkrete sager indeholder oplysninger, som Folketinget ønsker at blive informeret om. Disse oplysninger anses for at være nødvendige for Folketingets kontrol med regeringen, herunder for at bedømme, om vi opfylder lovgivningen, og Folketingets overvejelser om, hvorvidt der skal vedtages nye regler.

Oplysningerne der behandles

Vi behandler både almindelige og følsomme personoplysninger på den person, hvis udlændingesag har givet anledning til Folketingsbetjeningen.

Vi kan eksempelvis behandle oplysninger om opholdsgrundlag, herunder tidligere opholdsgrundlag, tilknytning til Danmark og familiemedlemmer, nationalitet mv.

Modtagere af personoplysninger

Vi vil efter omstændighederne kunne videregive personoplysninger til andre offentlige myndigheder i forbindelse med Folketingsbetjeningen, fx i forbindelse med høring over et udkast til Folketingssvaret.

Opbevaring af dine oplysninger

Alle sager om Folketingsbetjening registreres med et journalnummer i vores elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem. Vi journaliserer dokumenter med personoplysninger efter offentlighedslovens regler og afleverer dem til arkivmyndighederne efter arkivlovgivningens regler (ca. hvert 5. år). Herefter vil vi foretage en konkret vurdering af, om vi har behov for at bevare en kopi af sagerne.

SIRI behandler personoplysninger i forbindelse med lovgivningsprocessen på Udlændinge- og Integrationsministeriets område. Dette vil eksempelvis ske i forbindelse med, at SIRI behandler personoplysninger fra konkrete udlændingesager, der giver anledning til overvejelser om ændring af reglerne på udlændingeområdet eller justering af praksis.

Formål og retsgrundlag

Formålet med behandlingen af personoplysninger i forbindelse med lovgivningsprocessen er at kunne gennemføre ny lovgivning, ændre eksisterende lovgivning eller udarbejde administrative retsforskrifter, fx en bekendtgørelse.

Retsgrundlaget for behandlingen af personoplysningerne er baseret på databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e, (behandlingen er nødvendig for offentlig myndighedsudøvelse, dvs. varetagelsen af vores opgaver på udlændingeområdet), artikel 9, stk. 2, litra f (behandling er nødvendig for, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares), og databeskyttelseslovens § 8 (varetagelsen af vores opgaver på udlændingeområdet).

Som led i vores myndighedsudøvelse er det således nødvendigt at behandle personoplysninger, hvis de konkrete sager giver anledning til generelle overvejelser om ændring af gældende lovgivning. Vi vil i den forbindelse skulle gennemgå sagens fakta fra den konkrete udlændingesag.

Oplysningerne der behandles

Vi behandler både almindelige og følsomme personoplysninger på den person, hvis udlændingesag har givet anledning til udarbejdelsen af en retsforskrift.

Vi kan eksempelvis behandle oplysninger om opholdsgrundlag, herunder tidligere opholdsgrundlag, tilknytning til Danmark og familiemedlemmer, nationalitet mv.

Modtagere af personoplysninger

Vi vil efter omstændighederne kunne videregive personoplysninger til andre offentlige myndigheder i forbindelse med lovgivningsprocessen, men personoplysninger indgår som udgangspunkt ikke i retsforskrifterne. Dette medfører, at de lovudkast mv., der sendes i høring til andre offentlige myndigheder, private mv., ikke vil indeholde personoplysninger.

Opbevaring af dine oplysninger

Alle sager om udarbejdelse af retsforskrifter registreres med et journalnummer i vores elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem. Vi journaliserer dokumenter med personoplysninger efter offentlighedslovens regler og afleverer dem til arkivmyndighederne efter arkivlovgivningens regler (ca. hvert 5. år). Herefter vil vi foretage en konkret vurdering af, om vi har behov for at bevare en kopi af sagerne.

SIRI indsamler og behandler personoplysninger for at kunne behandle en klagesag. Der kan være tale om klager over eksempelvis konkrete afgørelser og klager over sagsbehandlingstiden.

Personoplysninger om dig vil fremgå af din klage og den eventuelle sag, din klage angår.

Formål og retsgrundlag

Formålet med behandlingen af personoplysninger i klagesager er at kunne behandle sagerne og træffe afgørelse i sagerne.

Retsgrundlaget for behandlingen af personoplysningerne er baseret på en retlig forpligtelse, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c og artikel 9, stk. 2, litra f, og til varetagelsen af SIRIs opgaver, jf. databeskyttelseslovens § 8.

Som led i vores myndighedsudøvelse er vi retligt forpligtet til at behandle dine personoplysninger efter enten udlændingelovens kapitel 8, kongelige anordninger om ikrafttræden af udlændingeloven for Færøerne og Grønland, integrationsloven, lov om danskuddannelse for voksne udlændinge, forvaltningsloven eller principperne om god forvaltningsskik.

Oplysningerne der behandles

Vi behandler både almindelige og følsomme personoplysninger på den person, klagen vedrører, ligesom vi kan modtage oplysninger om eventuelle straffedomme og lovovertrædelser.

Vi kan eksempelvis behandle oplysninger som dit navn og adresse, men også oplysninger om din etniske oprindelse samt religiøse overbevisning.

Modtagere af personoplysninger

Vi vil efter omstændighederne kunne videregive personoplysninger til andre offentlige myndigheder såsom:

Udlændinge- og Integrationsministeriets departement, Udlændingestyrelsen, Hjemrejsestyrelsen, Udlændingenævnet, Flygtningenævnet, andre ministerier og underordnede myndigheder, kommuner, politimyndighederne, danske repræsentationer i udlandet (ambassader mv.), Folketinget, Folketingets Ombudsmand, Kammeradvokaten, Politiets Efterretningstjeneste, Forsvarets Efterretningstjeneste, Nationalt ID-center og andre EU-lande.

Opbevaring af dine oplysninger

Klagesager registreres med et journalnummer i vores elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem. Vi journaliserer dokumenter med personoplysninger efter offentlighedslovens regler og afleverer dem til arkivmyndighederne efter arkivlovgivningens regler (ca. hvert 5. år). Herefter vil vi foretage en konkret vurdering af, om vi har behov for at bevare en kopi af sagerne. Det vil indgå i denne vurdering, om klagesagen vil kunne indgå i fremtidige sager, fx i forbindelse med genoptagelsesanmodninger mv. Hvis SIRI ikke har et administrativt behov for at opbevare en kopi af sagerne, vil disse blive slettet.

SIRI behandler personoplysninger i forbindelse med varetagelsen af opgaver over for pressen. Vi er forpligtet til i fornødent omfang at yde vejledning og bistand til personer, herunder journalister, der retter henvendelse om spørgsmål inden for vores sagsområde.

Formål og retsgrundlag

Formålet med behandlingen af personoplysninger er at kunne besvare pressens henvendelser. Vi vil i den forbindelse foretage en registrering af henvendelsen med henblik på at afgive et svar til pressen.

Retsgrundlaget for behandlingen af personoplysningerne er baseret på en retlig forpligtelse, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c. Som led i vores myndighedsudøvelse er vi forpligtet til at behandle personoplysningerne, da vi har pligt til efter forvaltningsloven og i medfør af god forvaltningsskik at yde vejledning og bistand til personer, der retter henvendelse om spørgsmål inden for myndighedens sagsområde.

Kategorier af oplysninger

Vi behandler kontaktoplysningerne på den person fra pressen, som henvender sig. Dette sker i praksis ved, at henvendelsen registreres med henblik på at udarbejde en besvarelse til pressen, ligesom der kan ske videregivelse af henvendelsen og øvrige oplysninger om journalister, jf. nedenfor.

Der kan også behandles andre personoplysninger med henblik på at besvare en henvendelse, typisk hvis sådanne oplysninger er nævnt i henvendelsen. Der vil typisk være tale om almindelige personoplysninger, men afhængigt af henvendelsen kan der også være tale om følsomme personoplysninger, fx politisk eller religiøs overbevisning.

Modtagere eller kategorier af modtagere

Vi vil kunne videregive personoplysninger om journalisten eller andre personer til andre offentlige myndigheder, hvis henvendelsen medfører, at vi skal indhente et bidrag, eller henvendelsen i øvrigt har relevans for disse myndigheders opgavevaretagelse.

Det drejer sig bl.a. om følgende myndigheder: Udlændinge- og Integrationsministeriets departement, Udlændingestyrelsen, Hjemrejsestyrelsen, Udlændingenævnet, Flygtningenævnet, kommuner, politimyndighederne, danske repræsentationer i udlandet (ambassader mv.), Folketinget, Folketingets Ombudsmand, Politiets Efterretningstjeneste, Forsvarets Efterretningstjeneste, Nationalt ID-center og andre EU-lande.

Opbevaring af dine oplysninger

Henvendelser fra pressen registreres med et journalnummer i vores elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem. Vi journaliserer dokumenter med personoplysninger efter offentlighedslovens regler og afleverer dem til arkivmyndighederne efter arkivlovgivningens regler (ca. hvert 5. år). Herefter vil vi som udgangspunkt slette sagerne.

SIRI indsamler og behandler personoplysninger for at kunne udsende nyheder og nyhedsbreve fra vores mailinglister og fra siri.dk.

Formål og retsgrundlag

Formålet er at kunne udsende nyheder og/eller nyhedsbreve til registrerede abonnenter.

Retsgrundlaget for behandlingen af personoplysningerne er abonnentens samtykke, jf. artikel 6, stk. 1, litra a, i databeskyttelsesforordningen, jf. § 6 i databeskyttelsesloven.

Oplysningerne der behandles

Vi behandler kontaktoplysningerne på den person, som abonnerer på nyheder og/eller nyhedsbreve i form af den e-mailadresse, der indtastes og fremsendes til SIRI. Derudover behandler vi oplysninger om, hvilke(t) abonnement(er) modtageren er tilmeldt samt dato og tidspunkt herfor. Oplysningerne bruges til at udsende nyhedsbrevene og til at føre statistik over brugen for bl.a. at videreudvikle og forbedre vores nyheder og nyhedsbreve.

Modtagere af personoplysninger

SIRI videregiver ikke dine oplysninger til tredjeparter, men overfører personoplysninger til SIRIs databehandlere. Vi anvender tjenesten Ubivox til udsendelse af visse nyheder/nyhedsbreve fra siri.dk. Andre nyhedsbreve bliver udsendt via interne mailinglister.

Opbevaring af dine oplysninger og retten til at trække samtykket tilbage

Personoplysningerne behandles indtil det tidspunkt, hvor abonnenten trækker sit samtykke tilbage, hvorefter oplysningerne slettes. Samtykket trækkes tilbage ved at afmelde nyhedsbrevet eller ved at give SIRI besked om, at du ikke længere ønsker at fremgå af SIRIs interne mailinglister. Oplysninger om afmelding fremgår af de enkelte nyhedsbreve. Hvis samtykket trækkes tilbage, påvirker det ikke lovligheden af behandlingen af personoplysninger frem til tidspunktet for tilbagetrækningen.

SIRI behandler personoplysninger i forbindelse med administrationen af puljer på integrationsområdet.

Formål og retsgrundlag

Formålet med behandlingen af personoplysninger er at kunne sikre administrationen af vores puljer til integrationsprojekter mv. SIRI træffer afgørelse i de konkrete puljesager, men Udlændinge- og Integrationsministeriets departement modtager også disse sager og dermed de personoplysninger, der indgår i sagerne.

Retsgrundlaget for behandlingen af personoplysningerne er baseret på en retlig forpligtelse, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c og artikel 9, stk. 2, litra f.

Kategorier af oplysninger

Det er nødvendigt at behandle personoplysninger for at sikre administrationen af vores puljer. Der kan være tale om såvel almindelige som følsomme personoplysninger. Det kan desuden efter omstændighederne være nødvendigt at behandle personoplysninger om andre end den person, som søger om puljer.

Modtagere eller kategorier af modtagere

Vi kan efter omstændighederne videregive oplysninger om ansøgeren. Det kan ske til følgende myndigheder:

  • Folketinget (dette vil almindeligvis ske i forbindelse med besvarelse af folketingsspørgsmål)
  • Udlændingemyndighederne, herunder Udlændinge- og Integrationsministeriets Departement, Udlændingestyrelsen og Hjemrejsestyrelsen (fx i forbindelse med indhentelse af yderligere oplysninger om ansøgningerne)

Opbevaring af dine oplysninger

Puljesager registreres med et journalnummer i vores elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem. Vi journaliserer dokumenter med personoplysninger efter offentlighedslovens regler og afleverer dem til arkivmyndighederne efter arkivlovgivningens regler (ca. hvert 5. år). Herefter vil vi foretage en konkret vurdering af, om vi har behov for at bevare en kopi af sagerne. Det vil indgå i denne vurdering, om puljesagen vil kunne indgå i fremtidige sager, fx i forbindelse med genoptagelsesanmodninger, klagesager mv. Hvis SIRI ikke har et administrativt behov for at opbevare en kopi af sagerne, vil disse blive slettet.

SIRI behandler personoplysninger i forbindelse med udarbejdelse af statistik og til evalueringsformål. Data fra danskuddannelsesdatabasen anvendes til statistiske og analytiske formål. Igu-data anvendes til statistiske og analytiske formål, herunder besvarelse af folketingsspørgsmål og ledelsesinformation til regeringsudvalg. Antallet af igu-kursister offentliggøres på Udlændinge- og Integrationsministeriets statistikportal integrationsbarometer.dk.

Data om indfødsretsprøver anvendes til statistiske og analytiske formål og indsamles fra sprogcentrene.

Formål og retsgrundlag

Formålet med behandlingen af personoplysninger er at kunne udarbejde statistik om deltagelse i danskuddannelse.

Data fra danskuddannelsesdatabasen indsamles med hjemmel i lov om danskuddannelse til voksne udlændinge m.fl. § 18.

Data vedrørende igu indsamles med hjemmel i lov om integrationsgrunduddannelse (igu) § 13.

Data vedrørende indfødsretsprøver indsamles med hjemmel i persondataforordningens artikel 9, stk. 2, litra j (behandling af oplysninger til statistiske formål).

Retsgrundlaget for behandlingen af personoplysningerne er endvidere baseret på en retlig forpligtelse, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c og artikel 9, stk. 2, litra f.

Kategorier af oplysninger

Det er nødvendigt at behandle personoplysninger af hensyn til statistiske og analytiske formål. Der kan være tale om såvel almindelige som følsomme personoplysninger.

Opbevaring af dine oplysninger

SIRI opbevarer dine personoplysninger så længe, det er nødvendigt for at kunne udføre vores opgaver i relation til statistiske og analytiske formål. Vi journaliserer dokumenter med personoplysninger efter offentlighedslovens regler og afleverer dem til arkivmyndighederne efter arkivlovgivningens regler (ca. hvert 5. år). Herefter vil vi foretage en konkret vurdering af, om vi har behov for at bevare en kopi af sagerne.

SIRI indsamler og behandler personoplysninger for at kunne afholde arrangementer, fx netværksmøder, kurser og konferencer.

Formål og retsgrundlag

Formålet er at kunne afholde arrangementerne, herunder at kunne indkalde til arrangementet, udarbejde deltagerlister og efterfølgende tilfredshedsundersøgelser. Herudover bruges oplysningerne til løbende at målrette og forbedre vores arrangementer og til at indkalde til fremtidige arrangementer.

Retsgrundlaget for behandlingen af personoplysningerne er deltagerens samtykke, jf. artikel 6, stk. 1, litra a, i databeskyttelsesforordningen, jf. § 6 i databeskyttelsesloven.

Oplysningerne der behandles

SIRI behandler typisk kun oplysninger om deltagerens navn, arbejdssted, stillingsbetegnelse og kontaktoplysninger.

Modtagere af personoplysninger

SIRI kan videregive dine oplysninger i form af en deltagerliste til andre deltagere, oplægsholdere og medarrangører med henblik på forberedelse af arrangementet, networking mv. Herudover videregives dine oplysninger ikke.

Opbevaring af dine oplysninger og retten til at trække samtykket tilbage

Personoplysningerne behandles indtil det tidspunkt, hvor deltageren trækker sit samtykke tilbage, hvorefter oplysningerne slettes. Samtykket trækkes tilbage ved, at du afmelder dig det konkrete arrangement, eller ved at give SIRI besked om, at du ikke længere ønsker at deltage i arrangementer hos SIRI. Hvis samtykket trækkes tilbage, påvirker det ikke lovligheden af behandlingen af personoplysninger frem til tidspunktet for tilbagetrækningen.

SIRI behandler personoplysninger i forbindelse med ansøgninger om opholdstilladelse.

Hvis du har været i kontakt med SIRI i forbindelse med en ansøgning om opholdstilladelse, så har løsningen af denne opgave gjort det nødvendigt, at vi behandler personoplysninger om dig.

Hvis du er ansøger eller reference på en udlændingesag, så vil du i ansøgningsskemaet kunne læse mere om, hvilke oplysninger vi behandler i forbindelse med den pågældende sagstype.

Læs mere om, hvordan vi behandler personoplysninger på nyidanmark.dk

SIRI indsamler og behandler personoplysninger i forbindelse med oprettelse og drift af SIRIs forskellige netværk, herunder til afholdelse af netværksmøder og konferencer.

Formål og retsgrundlag

Formålet er at kunne oprette netværk og afholde netværksmøder, herunder at kunne indkalde til arrangementer og andre netværksrelaterede aktiviteter, udarbejde deltagerlister og efterfølgende tilfredshedsundersøgelser og evalueringer. Herudover bruges oplysningerne til løbende at målrette og forbedre vores netværksaktiviteter og til at indkalde til fremtidige møder og arrangementer.

Retsgrundlaget for behandlingen af personoplysningerne er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e, om offentlig myndighedsudøvelse.

Oplysningerne der behandles

SIRI behandler som udgangspunkt kun oplysninger om deltagerens navn, arbejdssted, stillingsbetegnelse og kontaktoplysninger.

Modtagere af personoplysninger

SIRI kan videregive dine oplysninger i form af en deltagerliste til andre deltagere i netværket, oplægsholdere og lignende med henblik på networking, forberedelse mv. Herudover videregives dine oplysninger ikke.

Opbevaring af dine oplysninger

SIRI opbevarer dine personoplysninger så længe, det er nødvendigt for at kunne udføre vores opgaver i relation til netværksaktiviteter. Herudover kan SIRI være underlagt krav til opbevaring og dokumentation i lovgivningen, herunder de gældende arkivregler.

SIRI indsamler og behandler personoplysninger for at kunne behandle en henvendelse (indberetning) i whistleblowerordningen.

Formål og retsgrundlag

Formålet med behandlingen af personoplysninger i sager med henvendelser i whistleblowerordningen er at kunne undersøge indberetningerne, behandle sagerne og eventuelt træffe afgørelse eller andre foranstaltninger i sagerne, idet ordningen har til formål at øge ansattes og samarbejdspartneres muligheder for at ytre sig om kritisable forhold, at beskytte personer, som foretager indberetning, og at opdage fejl og forsømmelser og derved højne niveauet i SIRIs arbejde.

Retsgrundlaget for behandlingen af personoplysningerne er baseret på en retlig forpligtelse, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c og artikel 9, stk. 2, litra f, og til varetagelsen af SIRIs opgaver, jf. databeskyttelseslovens § 8.

Som led i vores myndighedsudøvelse er vi retligt forpligtet til at behandle dine personoplysninger ligesom i tilfælde af en klage over et forhold i SIRI efter enten udlændingelovens kapitel 8, forvaltningsloven eller principperne om god forvaltningsskik.

Oplysningerne der behandles

Vi behandler både almindelige og følsomme personoplysninger i forhold til at behandle en henvendelse (indberetning) i whistleblowerordningen.

Vi kan eksempelvis behandle oplysninger som dit navn og adresse, men også oplysninger om eksempelvis helbred. Endvidere kan der blive behandlet oplysninger om strafbare forhold, fx overtrædelse af tavshedspligt, oplysninger om grove og gentagne overtrædelser af væsentlige interne retningslinjer, fx om tjenesterejser, grove personrelaterede konflikter på arbejdspladsen, fx grov chikane, herunder af seksuel karakter.

Modtagere af personoplysninger

Hvis der er tale om overtrædelse af straffelovgivningen, kan sagen blive anmeldt til politiet.

Hvis en henvendelse vedrører en anden offentlig myndighed, videresender vi så vidt muligt henvendelsen til rette myndighed.

De personer, som oplysningerne omhandler, vil normalt blive underrettet, hvis der indgives oplysninger om dem. Den omhandlede person vil således modtage underretning, når sagen henlægges, hvis den er åbenbart grundløs, ligesom den omhandlede person vil blive involveret i forløbet, hvis sagen realitetsbehandles. Den omhandlede person har i den forbindelse ret til at anmode om berigtigelse, sletning eller begrænsning af oplysninger.

Der kan efter omstændighederne være adgang til at få aktindsigt i navnet på den person, der har indgivet oplysninger, hvis indberetningen ikke er indgivet anonymt. Fx kan de personer, som indberetningen vedrører, have ret til at vide, hvem der har indgivet oplysningerne

Vi vil efter omstændighederne kunne videregive personoplysninger til andre offentlige myndigheder såsom: Udlændinge- og Integrationsministeriets departement, Udlændingestyrelsen, Hjemrejsestyrelsen, Udlændingenævnet, Flygtningenævnet, andre ministerier og underordnede myndigheder, kommuner, politimyndighederne, danske repræsentationer i udlandet (ambassader mv.), Folketinget, Folketingets Ombudsmand, Kammeradvokaten, Politiets Efterretningstjeneste, Forsvarets Efterretningstjeneste, Nationalt ID-center og andre EU-lande.

Opbevaring af dine oplysninger

Sager, der indberettes efter whistleblowerordningen, registreres med et journalnummer i vores elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem. Vi journaliserer dokumenter med personoplysninger efter offentlighedslovens regler og afleverer dem til arkivmyndighederne efter arkivlovgivningens regler (ca. hvert 5. år). Herefter vil vi foretage en konkret vurdering af, om vi har behov for at bevare en kopi af sagerne. Det vil indgå i denne vurdering, om sagen vil kunne indgå i fremtidige sager. Hvis vi ikke har et administrativt behov for at opbevare en kopi af sagerne, vil disse blive slettet.