Behandling af personoplysninger

I løsningen af vores opgaver behandler vi personoplysninger. Det sker efter reglerne i databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven.

SIRIs databeskyttelsesrådgiver (DPO)

Vi har en databeskyttelsesrådgiver (DPO), som rådgiver om behandling af personoplysninger. Hvis du har spørgsmål om behandlingen af dine personoplysninger, kan du skrive eller ringe til vores DPO.

Hvis du vil være sikker på, at din henvendelse sendes via en sikker forbindelse, bør du sende den gennem e-Boks.

e-Boks

Log på e-Boks

Log på e-Boks med dit MitID

Vælg "Skriv ny post til myndighed"

Vælg som modtager "Styrelsen for International Rekruttering og Integration"

Vælg derefter "Styrelsen f. International Rekruttering og Integr."

Skriv i emnefeltet "Att. DPO"

Skriv besked og vedhæft evt. filer

Vælg "Send"

E-mail

Skriv til dpo@siri.dk

Telefon

Ring til SIRIs hovednummer: 72 14 20 00

Bed om at tale med DPO/databeskyttelsesrådgiver

Brev

Send dit brev til vores postadresse:

Styrelsen for International Rekruttering og Integration (SIRI)
Att. DPO
Postboks 304
2500 Valby

Dine rettigheder

Ifølge databeskyttelsesforordningen har du som borger en række rettigheder over for den, som behandler personoplysninger om dig. Kontakt os, hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder over for SIRI.

SIRI skal behandle rigtige og ajourførte oplysninger. Hvis vi behandler oplysninger om dig, som ikke er rigtige, har du har ret til at få oplysningerne rettet. Du skal i den forbindelse kontakte os og anmode om berigtigelse. Vi har kun adgang til at berigtige oplysninger i vores egne sagsakter og registre.
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig inden tidspunktet for SIRIs almindelige generelle sletning. Som offentlig myndighed er vi dog underlagt regler, som betyder, at vi i mange tilfælde ikke må slette behandlede oplysninger.
Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Det betyder som udgangspunkt, at vi - udover opbevaring - kun må behandle oplysningerne med dit samtykke. Undtagelsen er, hvis et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format. Du har desuden ret til at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring. Bemærk dog, at rettigheden i de fleste tilfælde ikke vil gælde behandlinger hos offentlige myndigheder, herunder hos SIRI.

Behandling af personoplysninger til specifikke formål

Vi behandler personoplysninger til specifikke formål, fx ved ansøgninger, borgerhenvendelser samt betjening af pressen og Folketinget. Ved hvert formål foregår behandlingen på specifikke retsgrundlag.

Vi behandler personoplysninger ved anmodninger om aktindsigt og ved anmodninger om indsigt i vores behandling af personoplysninger og registreredes rettigheder.

Formål og retsgrundlag

Formålet med behandlingen af personoplysninger er at kunne besvare en henvendelse om aktindsigt eller anden indsigt.

Retsgrundlaget er:

Offentlighedsloven (ved henvendelser om aktindsigt)

Forvaltningslovens kapitel 4 (ved henvendelser om parters aktindsigt i afgørelsessager)

Databeskyttelsesforordningens kapitel 3 (ved henvendelser om vores behandling af personoplysninger og registreredes rettigheder)

Databeskyttelseslovens kapitel 6 (ved henvendelser om vores behandling af personoplysninger og registreredes rettigheder)

Kategorier af oplysninger

Vi behandler kontaktoplysninger på den person, som henvender sig, for at kunne besvare henvendelsen. Vi behandler desuden personoplysninger om den person, anmodningen vedrører. Der kan både være tale om almindelige og følsomme personoplysninger.

Modtagere af oplysninger

Vi vil efter behov videregive personoplysninger til andre offentlige myndigheder. Det kan fx ske til følgende myndigheder:

Folketinget

Udlændinge- og Integrationsministeriets departement

Udlændingestyrelsen

Hjemrejsestyrelsen

Andre ministerier og underordnede myndigheder

Opbevaring af oplysninger

Henvendelser registreres med et journalnummer i vores elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem. Vi journaliserer dokumenter med personoplysninger efter offentlighedslovens regler og afleverer dem til arkivmyndighederne efter arkivlovgivningens regler (ca. hvert 5. år). Når en sag er afleveret til Rigsarkivet, vurderer vi, om vi fortsat har behov for at behandle oplysningerne i sagen. Det kan fx være tilfældet, hvis sagen indgår i ombudsmandsprøvelse, udarbejdelse af redegørelser eller udarbejdelse af statistik om sagsbehandlingstider. Hvis vi vurderer, at vi ikke længere har behov for at behandle oplysningerne i sagen, sletter vi sagen.
Vi behandler personoplysninger ved henvendelser fra borgere.

Formål og retsgrundlag

Formålet med behandlingen af personoplysninger er at kunne besvare borgerhenvendelsen.

Retsgrundlaget er:

Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c

Forvaltningsloven

Kategorier af oplysninger

Vi behandler kontaktoplysninger på den person, som henvender sig, for at kunne besvare henvendelsen. Vi behandler evt. også andre personoplysninger for at kunne besvare henvendelsen, fx oplysninger, som er nævnt i henvendelsen. Der vil typisk være tale om almindelige personoplysninger, men der kan også være tale om følsomme personoplysninger. Det kan fx være oplysninger om en persons politiske eller religiøse overbevisning.

Modtagere af oplysninger

Vi vil i visse tilfælde videregive personoplysninger til andre offentlige myndigheder, hvis henvendelsen har relevans for disse myndigheders opgavevaretagelse. Det kan fx ske til følgende myndigheder:

Udlændingemyndighederne: Udlændinge- og Integrationsministeriets departement, Udlændingestyrelsen, Hjemrejsestyrelsen, Udlændingenævnet samt Flygtningenævnet

Andre ministerier og underordnede myndigheder

Kommuner

Politimyndighederne

Danske repræsentationer i udlandet (ambassader mv.)

Folketinget

Folketingets Ombudsmand

Politiets Efterretningstjeneste

Forsvarets Efterretningstjeneste

Nationalt ID-center

Andre EU-lande

Opbevaring af oplysninger

Henvendelser registreres med et journalnummer i vores elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem. Vi journaliserer dokumenter med personoplysninger efter offentlighedslovens regler og afleverer dem til arkivmyndighederne efter arkivlovgivningens regler (ca. hvert 5. år). Herefter sletter vi normalt sagen.

Hvis en henvendelse og vores svar ikke er omfattet af journaliseringspligten, sletter vi normalt korrespondancen med det samme. Det kan fx ske ved generelle spørgsmål fra personer, der ikke ellers har eller har haft en sag hos os.
Vi behandler personoplysninger ved betjening af Folketinget i forbindelse med Folketingets kontrol med regeringen. Kontrollen foregår ved, at folketingsmedlemmer stiller forskellige typer af spørgsmål, fx udvalgsspørgsmål til skriftlig besvarelse.

Behandlingen af personoplysninger sker, når vi efter anmodning videregiver oplysninger – i fortrolig form – til Udlændinge- og Integrationsministeriets departement. Departementet kan derefter i et fortroligt svar til Folketinget beskrive fakta fra en konkret udlændingesag.

Formål og retsgrundlag

Formålet med behandlingen af personoplysninger er at orientere og oplyse Folketinget om administrationen af lovgivningen på udlændingeområdet.

Retsgrundlaget er:

Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e

Databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f

Databeskyttelseslovens § 8

Vores myndighedsudøvelse gør det nødvendigt at behandle personoplysninger, hvis konkrete sager indeholder oplysninger, som Folketinget ønsker at blive informeret om. Disse oplysninger anses for at være nødvendige for Folketingets kontrol med regeringen. Oplysningerne skal gøre Folketinget i stand til at bedømme, om lovgivningen opfyldes, samt vurdere behovet for nye regler.

Kategorier af oplysninger

Vi behandler både almindelige og følsomme personoplysninger på den person, hvis udlændingesag har givet anledning til Folketingsbetjeningen.

Vi kan eksempelvis behandle oplysninger om nuværende eller tidligere opholdsgrundlag, tilknytning til Danmark og familiemedlemmer, nationalitet mv.

Modtagere af oplysninger

Vi vil efter behov videregive personoplysninger til andre offentlige myndigheder i forbindelse med Folketingsbetjeningen. Det kan fx ske i forbindelse med høring over et udkast til Folketingssvaret.

Opbevaring af oplysninger

Alle sager om Folketingsbetjening registreres med et journalnummer i vores elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem. Vi journaliserer dokumenter med personoplysninger efter offentlighedslovens regler og afleverer dem til arkivmyndighederne efter arkivlovgivningens regler (ca. hvert 5. år). Herefter vil vi foretage en konkret vurdering af, om vi har behov for at bevare en kopi af sagerne.
Vi behandler personoplysninger i forbindelse med lovgivningsprocessen på Udlændinge- og Integrationsministeriets område. Det kan være personoplysninger fra konkrete udlændingesager, der giver anledning til at overveje ændring af regler eller praksis på udlændingeområdet.

Formål og retsgrundlag

Formålet med behandlingen af personoplysninger er at kunne gennemføre ny lovgivning, ændre eksisterende lovgivning eller udarbejde administrative retsforskrifter, fx bekendtgørelser.

Retsgrundlaget er:

Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e

Databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f

Databeskyttelseslovens § 8

Vores myndighedsudøvelse gør det nødvendigt at behandle personoplysninger, hvis konkrete sager giver anledning til overvejelser om ændring af gældende lovgivning. Vi vil i den forbindelse skulle gennemgå sagens fakta fra den konkrete udlændingesag.

Kategorier af oplysninger

Vi behandler både almindelige og følsomme personoplysninger på den person, hvis udlændingesag har givet anledning til udarbejdelsen af en retsforskrift.

Vi kan fx behandle oplysninger om nuværende eller tidligere opholdsgrundlag, tilknytning til Danmark og familiemedlemmer, nationalitet mv.

Modtagere af oplysninger

Vi vil efter behov videregive personoplysninger til andre offentlige myndigheder i forbindelse med lovgivningsprocessen. Personoplysninger indgår dog som udgangspunkt ikke i retsforskrifterne. Det betyder, at de lovudkast mv., der sendes i høring til andre offentlige myndigheder, private mv., ikke vil indeholde personoplysninger.

Opbevaring af oplysninger

Alle sager om udarbejdelse af retsforskrifter registreres med et journalnummer i vores elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem. Vi journaliserer dokumenter med personoplysninger efter offentlighedslovens regler og afleverer dem til arkivmyndighederne efter arkivlovgivningens regler (ca. hvert 5. år). Herefter vil vi foretage en konkret vurdering af, om vi har behov for at bevare en kopi af sagerne.
Vi indsamler og behandler personoplysninger for at kunne behandle en klagesag. Det kan fx være klager over konkrete afgørelser eller klager over sagsbehandlingstiden.

Personoplysningerne vil fremgå af klagen og den eventuelle sag, klagen angår.

Formål og retsgrundlag

Formålet med behandlingen af personoplysninger er at kunne behandle sager og træffe afgørelse i sager.

Retsgrundlaget er:

Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c

Databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f

Databeskyttelseslovens § 8

Udlændingelovens kapitel 8

Kongelige anordninger om ikrafttræden af udlændingeloven for Færøerne og Grønland

Integrationsloven

Lov om danskuddannelse for voksne udlændinge

Forvaltningsloven

Kategorier af oplysninger

Vi behandler både almindelige og følsomme personoplysninger på den person, klagen vedrører. Vi kan fx behandle oplysninger som personens navn og adresse, men også oplysninger om etnisk oprindelse samt religiøs overbevisning.

Vi kan desuden modtage oplysninger om eventuelle straffedomme og lovovertrædelser.

Modtagere af oplysninger

Vi vil efter behov videregive personoplysninger til andre offentlige myndigheder. Det kan fx ske til følgende myndigheder:

Udlændinge- og Integrationsministeriets departement

Udlændingestyrelsen

Hjemrejsestyrelsen

Udlændingenævnet

Flygtningenævnet

Andre ministerier og underordnede myndigheder

Kommuner

Politimyndighederne

Danske repræsentationer i udlandet (ambassader mv.)

Folketinget

Folketingets Ombudsmand

Kammeradvokaten

Politiets Efterretningstjeneste

Forsvarets Efterretningstjeneste

Nationalt ID-center

Andre EU-lande

Opbevaring af oplysninger

Klagesager registreres med et journalnummer i vores elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem. Vi journaliserer dokumenter med personoplysninger efter offentlighedslovens regler og afleverer dem til arkivmyndighederne efter arkivlovgivningens regler (ca. hvert 5. år). Herefter vil vi foretage en konkret vurdering af, om vi har behov for at bevare en kopi af sagerne. Det vil indgå i vurderingen, om klagesagen vil kunne indgå i fremtidige sager, fx i forbindelse med genoptagelsesanmodninger. Hvis vi ikke har et administrativt behov for at opbevare en kopi af sagerne, vil de blive slettet.
Vi behandler personoplysninger i forbindelse med besvarelse af henvendelser fra pressen.

Formål og retsgrundlag

Formålet med behandlingen af personoplysninger er at kunne besvare pressens henvendelser. Vi vil i den forbindelse foretage en registrering af henvendelsen med henblik på at afgive et svar til pressen.

Retsgrundlaget er:

Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c

Forvaltningsloven

Kategorier af oplysninger

Vi behandler kontaktoplysningerne på den person fra pressen, som henvender sig. Det sker ved, at henvendelsen registreres for at kunne udarbejde en besvarelse til pressen.

Vi behandler evt. også andre personoplysninger for at kunne besvare en henvendelse, typisk oplysninger, som er nævnt i henvendelsen. Det vil typisk være almindelige personoplysninger, men det kan også være følsomme personoplysninger, fx politisk eller religiøs overbevisning.

Modtagere af oplysninger

Vi vil i visse tilfælde videregive personoplysninger om journalisten eller andre personer til andre offentlige myndigheder. Det sker fx, hvis vi skal indhente et bidrag, eller hvis henvendelsen har relevans for andre myndigheders opgavevaretagelse.

Det kan fx ske til følgende myndigheder:

Udlændinge- og Integrationsministeriets departement

Udlændingestyrelsen

Hjemrejsestyrelsen

Udlændingenævnet

Flygtningenævnet

Kommuner

Politimyndighederne

Danske repræsentationer i udlandet (ambassader mv.)

Folketinget

Folketingets Ombudsmand

Politiets Efterretningstjeneste

Forsvarets Efterretningstjeneste

Nationalt ID-center

Andre EU-lande

Opbevaring af oplysninger

Henvendelser fra pressen registreres med et journalnummer i vores elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem. Vi journaliserer dokumenter med personoplysninger efter offentlighedslovens regler og afleverer dem til arkivmyndighederne efter arkivlovgivningens regler (ca. hvert 5. år). Herefter vil vi som udgangspunkt slette sagerne.
Vi behandler personoplysninger for at kunne udsende nyhedsmails til tilmeldte nyhedsabonnenter samt nyhedsbreve til medlemmer af netværk og fora.

Formål og retsgrundlag

Formålet er at kunne udsende nyhedsmails/nyhedsbreve til registrerede abonnenter/medlemmer.

Retsgrundlaget er:

Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a

Databeskyttelseslovens § 6

Kategorier af oplysninger

Vi behandler kontaktoplysningerne på abonnenten/medlemmet i form af den e-mailadresse, personen har oplyst. Derudover behandler vi oplysninger om, hvilket abonnement, modtageren er tilmeldt, samt dato og tidspunkt for tilmeldingen. Oplysningerne bruges til at udsende nyhedsmails/nyhedsbreve samt til statistik for løbende at videreudvikle og forbedre nyhedsmails/nyhedsbreve.

Modtagere af oplysninger

Vi videregiver ikke personoplysninger til tredjepart, men overfører personoplysninger til vores databehandlere. Vi anvender tjenesten Ubivox til at udsende nyhedsmails/nyhedsbreve. Visse nyhedsbreve bliver udsendt via interne mailinglister.

Opbevaring af oplysninger

Personoplysningerne behandles indtil det tidspunkt, hvor abonnenten/medlemmet afmelder sig og dermed trækker sit samtykke tilbage, hvorefter oplysningerne slettes. Afmelding kan ske via link i den udsendte nyhedsmail/det udsendte nyhedsbrev. Hvis samtykket trækkes tilbage, påvirker det ikke lovligheden af behandlingen af personoplysninger frem til tidspunktet for tilbagetrækningen.
Vi behandler personoplysninger i forbindelse med administrationen af puljer på integrationsområdet.

Formål og retsgrundlag

Formålet med behandlingen af personoplysninger er at kunne sikre administrationen af vores puljer til integrationsprojekter mv. Vi træffer afgørelse i sagerne, men Udlændinge- og Integrationsministeriets departement modtager også sagerne og de personoplysninger, der indgår i sagerne.

Retsgrundlaget er:

Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c

Databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f

Kategorier af oplysninger

Det er nødvendigt at behandle personoplysninger for at sikre administrationen af vores puljer. Der kan være tale om såvel almindelige som følsomme personoplysninger. Det kan desuden efter omstændighederne være nødvendigt at behandle personoplysninger om andre end den person, som søger om puljer.

Modtagere af oplysninger

Vi vil efter behov videregive oplysninger om ansøgeren. Det kan fx ske til følgende myndigheder:

Folketinget

Udlændinge- og Integrationsministeriets Departement

Udlændingestyrelsen

Hjemrejsestyrelsen

Opbevaring af oplysninger

Puljesager registreres med et journalnummer i vores elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem. Vi journaliserer dokumenter med personoplysninger efter offentlighedslovens regler og afleverer dem til arkivmyndighederne efter arkivlovgivningens regler (ca. hvert 5. år). Herefter vil vi foretage en konkret vurdering af, om vi har behov for at bevare en kopi af sagerne. Det vil indgå i vurderingen, om puljesagen vil kunne indgå i fremtidige sager, fx i forbindelse med genoptagelsesanmodninger, klagesager mv. Hvis vi ikke har et administrativt behov for at opbevare en kopi af sagerne, vil de blive slettet.
Vi behandler personoplysninger i forbindelse med udarbejdelse af statistik, analyser og evalueringer.

Formål og retsgrundlag

Formålet med behandlingen af personoplysninger er at kunne udarbejde statistik, analyser og evalueringer.

Retsgrundlaget er:

Lov om danskuddannelse til voksne udlændinge m.fl. § 18 (ved behandling af data fra danskuddannelsesdatabasen)

Lov om integrationsgrunduddannelse (igu) § 13 (ved behandling af data om igu)

Persondataforordningens artikel 9, stk. 2, litra j (ved behandling af data om indfødsretsprøver fra sprogcentrene)

Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c

Databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f

Kategorier af oplysninger

Det er nødvendigt at behandle personoplysninger af hensyn til statistiske og analytiske formål. Der kan være tale om såvel almindelige som følsomme personoplysninger.

Modtagere af oplysninger

Vi videregiver ikke de behandlede personoplysninger.

Opbevaring af oplysninger

Vi opbevarer personoplysninger så længe, det er nødvendigt for at kunne udarbejde statistik, analyser og evalueringer. Vi journaliserer dokumenter med personoplysninger efter offentlighedslovens regler og afleverer dem til arkivmyndighederne efter arkivlovgivningens regler (ca. hvert 5. år). Herefter vil vi foretage en konkret vurdering af, om vi har behov for at bevare en kopi af sagerne.
Vi behandler personoplysninger for at kunne afholde arrangementer, fx netværksmøder, kurser og konferencer.

Formål og retsgrundlag

Formålet med behandlingen af personoplysninger er at kunne afholde arrangementer, udsende indkaldelser samt udarbejde deltagerlister og tilfredshedsundersøgelser. Herudover bruges oplysningerne til løbende at målrette og forbedre vores arrangementer.

Retsgrundlaget er:

Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a

Databeskyttelseslovens § 6

Kategorier af oplysninger

Vi behandler typisk kun almindelige personoplysninger såsom deltagerens navn, arbejdssted, stillingsbetegnelse og kontaktoplysninger.

Modtagere af oplysninger

Vi kan videregive personoplysninger såsom deltagerliste til andre deltagere, oplægsholdere og medarrangører til forberedelse af arrangement, networking mv. Herudover videregives personoplysninger ikke.

Opbevaring af oplysninger

Personoplysningerne behandles indtil det tidspunkt, hvor deltageren trækker sit samtykke tilbage, hvorefter oplysningerne slettes. Samtykket trækkes tilbage ved at afmelde sig arrangementet eller gøre opmærksom på, at man ikke længere vil deltage i arrangementer. Hvis samtykket trækkes tilbage, påvirker det ikke lovligheden af behandlingen af personoplysninger frem til tidspunktet for tilbagetrækningen.
Vi behandler personoplysninger i forbindelse med vores behandling af ansøgninger om opholdstilladelse.

Sagsbehandlingen nødvendiggør, at vi behandler personoplysninger om ansøgeren og evt. referencen.

Det fremgår i ansøgningsskemaet, hvilke oplysninger vi behandler i forbindelse med den pågældende sagstype.

Læs mere om, hvordan vi behandler personoplysninger på nyidanmark.dk
Vi behandler personoplysninger i forbindelse med oprettelse og drift af forskellige netværk, herunder til afholdelse af netværksmøder og konferencer.

Formål og retsgrundlag

Formålet med behandlingen af personoplysninger er at kunne oprette netværk og afholde netværksmøder, udsende indkaldelser samt udarbejde deltagerlister og tilfredshedsundersøgelser. Herudover bruges oplysningerne til løbende at målrette og forbedre vores arrangementer.

Retsgrundlaget er:

Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e

Kategorier af oplysninger

Vi behandler typisk kun almindelige personoplysninger såsom deltagerens navn, arbejdssted, stillingsbetegnelse og kontaktoplysninger.

Modtagere af oplysninger

Vi kan videregive personoplysninger såsom deltagerliste til andre deltagere, oplægsholdere og medarrangører til forberedelse af arrangement, networking mv. Herudover videregives personoplysninger ikke.

Opbevaring af oplysninger

Personoplysningerne behandles indtil det tidspunkt, hvor deltageren trækker sit samtykke tilbage, hvorefter oplysningerne slettes. Samtykket trækkes tilbage ved at gøre opmærksom på, at man ikke længere vil deltage i netværket. Hvis samtykket trækkes tilbage, påvirker det ikke lovligheden af behandlingen af personoplysninger frem til tidspunktet for tilbagetrækningen.
Vi behandler personoplysninger for at kunne behandle en henvendelse (indberetning) i whistleblowerordningen.

Whistleblowerordningen er placeret i Ledelsessekretariatet. Behandlingen af indberetninger sker i samarbejde med de dele af SIRIs organisation, som indberetningen vedrører.

Whistleblowerordningen skal øge ansattes og samarbejdspartneres muligheder for anonymt at indberette kritisable forhold såsom fejl og forsømmelser.

Bemærk, at Udlændinge- og Integrationsministeriets departement, Udlændingestyrelsen og Hjemrejsestyrelsen har deres egne whistleblowerordninger. De kan benyttes via myndighedernes egne hjemmesider.

Formål og retsgrundlag

Formålet med behandlingen af personoplysninger er at kunne undersøge indberetningerne, behandle sagerne og eventuelt træffe afgørelse eller andre foranstaltninger.

Retsgrundlaget er:

Whistleblowerlovens § 22

Whistleblowerlovens § 26

Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a

Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e

Databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f (ved behandling af følsomme personoplysninger)

Databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra g (ved behandling af følsomme personoplysninger)

Databeskyttelseslovens § 8, stk. 1 (ved behandling af følsomme personoplysninger)

Databeskyttelseslovens § 11, stk. 1 (ved behandling af følsomme personoplysninger)

Kategorier af oplysninger

Vi behandler både almindelige og følsomme personoplysninger ifm. en henvendelse (indberetning) i whistleblowerordningen. Det kan fx være:

Almindelige personoplysninger

Identitetsoplysninger, fx navn, e-mail, telefonnummer eller øvrige personoplysninger, hvis disse angives i indberetningen

Oplysninger om IP-adresse ved brug af whistleblowerordningen via SIRIs hjemmeside siri.dk

Oplysninger om B-nummer og PC-nummer ved ansattes brug af whistleblowerordningen fra SIRIs netværk

Følsomme personoplysninger

Følsomme personoplysninger behandles normalt kun, hvis de angives i indberetningen

CPR-numre

CPR-numre behandles normalt kun, hvis de angives i indberetningen

Oplysninger om strafbare forhold og lovovertrædelser

Oplysninger om strafbare forhold og lovovertrædelser behandles normalt kun, hvis de angives i indberetningen

Oplysninger om indberetterens eventuelle lovovertrædelser kan behandles, hvis der er mistanke eller viden om bevidst falsk indberetning

Modtagere af oplysninger

Personoplysninger behandles af autoriserede medarbejdere i whistleblowerenheden i Ledelsessekretariatet.

Whistleblowerenheden vil udelukkende videregive personoplysninger til andre medarbejdere eller enheder i Udlændinge- og Integrationsministeriet, fx Koncern HR, med indberetterens samtykke.

Hvis indberetteren ikke samtykker til videregivelse af oplysningerne om sin identitet, kan det medføre, at der vil være sager, hvor det ikke er muligt at oplyse sagen tilstrækkeligt til at kunne gå videre med den (f.eks. i personrelaterede konflikter).

Personoplysninger kan uden samtykke videregives til politiet eller Finanstilsynet for at imødegå lovovertrædelser eller sikre berørte personers ret til forsvar. Indberetteren bliver underrettet, hvis personoplysninger videregives uden samtykke. Underretningen vil dog ikke ske i de tilfælde, hvor den kan bringe relaterede efterforskninger eller retssager i fare.

Hensynet til at beskytte indberetterens identitet medfører, at der gælder en række undtagelser til de regler, der skal være med til at sikre åbenhed i forvaltningen, og parternes rettigheder. Reglerne indebærer, at indberetterens identitet skal forblive hemmelig.

Oplysninger, som ikke er knyttet til indberetterens identitet, kan videregives til berørte personer, SIRIs ledelse, Koncern HR eller Koncern Økonomi. Det kan være relevant for at følge op på indberetningen, fx for at afklare, om en hændelse har fundet sted. Det kan også være nødvendigt for at imødegå lovovertrædelser eller i forbindelse med rådgivning om, hvordan en situation bør håndteres.

Personoplysninger overlades til SIRIs databehandlere, der bistår med drift og administration af vores it-systemer.

Indberetninger, der er omfattet af whistleblowerlovens anvendelsesområde, er ikke undergivet aktindsigt efter offentlighedsloven.

I medfør af whistleblowerlovens § 25 er der endvidere indført en særlig tavshedspligt, der omfatter alle oplysninger, der indgår i en indberetning. Formålet med at indføre en særlig tavshedspligt for alle oplysninger, der indgår i en indberetning, og ikke kun oplysninger om indberetterens identitet, er at sikre et fortroligt rum for eventuelle undersøgelser, som indberetningen måtte give anledning til. Den, der forsætligt eller ved grov uagtsomhed overtræder den særlige tavshedspligt i whistleblowerlovens § 25, kan straffes med bøde, medmindre højere straf er forskyldt efter anden lovgivningen i medfør af whistleblowerlovens § 30 stk. 1, nr. 1.

Opbevaring af oplysninger

Sager, der indberettes efter whistleblowerordningen, registreres med et journalnummer i vores elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem. Vi opbevarer og behandler personoplysninger så længe, det er nødvendigt i forhold til det fastsatte formål med behandlingen. Når formålet ikke længere er til stede, bliver personoplysningerne slettet, anonymiseret eller overført til arkiv efter reglerne i arkivlovgivningen.
Vi udgiver publikationer om bl.a. forebyggelse af æresrelaterede konflikter og negativ social kontrol. Publikationerne skal informere, rådgive og inspirere kommunale og andre fagprofessionelle, som arbejder med forebyggelsesområdet.

Formål og retsgrundlag

Formålet med behandlingen af personoplysninger er bedre at kunne at bidrage med viden og perspektiver til kommuners og andre fagprofessionelles forebyggelsesindsatser.

Retsgrundlaget er:

Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a

Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b

Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e

Databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra a

Databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f

Databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra g

Databeskyttelseslovens § 6

Databeskyttelseslovens § 7

Databeskyttelseslovens § 8

Kategorier af oplysninger

Vi vil i forbindelse med publikationer behandle almindelige personoplysninger såsom navn, billede, erhverv. Hvor det er relevant, kan vi også behandle særlige kategorier af personoplysninger såsom religiøs overbevisning eller oplysninger om strafbare forhold.

Derudover kan vi også behandle personoplysninger om bipersoner i pseudonymiseret form.

I publikationer, der vedrører personlige oplevelser og erfaringer, efterprøver vi ikke sandhedsværdien af de oplyste hændelser.

De personoplysninger, der behandles, afhænger af den konkrete publikation og bruges udelukkende i forbindelse med udarbejdelse af den konkrete publikation.

Modtagere af oplysninger

Vi videregiver ikke personoplysninger direkte til tredjeparter, men oplysningerne kan i en eller anden grad fremgå af publikationerne. Vi overfører desuden personoplysninger til SIRIs databehandlere.

Opbevaring af oplysninger

Vi opbevarer personoplysninger så længe, det er nødvendigt for at kunne udføre vores opgaver i relation til formidling og rådgivning. Vi kan desuden være underlagt krav til opbevaring og dokumentation i lovgivningen, herunder de gældende arkivregler.

Hvis behandlingen af personoplysninger er baseret på samtykke, behandles personoplysningerne indtil det tidspunkt, hvor den registrerede trækker sit samtykke tilbage. Herefter slettes oplysningerne. Samtykket trækkes tilbage ved at give besked om, at man ikke længere ønsker, at vi behandler personoplysningerne. Hvis samtykket trækkes tilbage, påvirker det ikke lovligheden af behandlingen af personoplysninger frem til tidspunktet for tilbagetrækningen.